Erfolgreiches Telefonieren – so geht´s!

Erhöhe deine Chancen im Bewerbungsprozess und telefoniere mit dem Unternehmen –

Egal ob es um Anrufe bei Unternehmen, bei Personalberatern oder bei Netzwerkpartnern geht – wichtig ist eine richtige Vorbereitung und die richtige Ausführung – so kommt man leichter zum Ziel.

Wir haben für dich wieder eine Checkliste und ein Arbeitsblatt erstellt. Mit dieser Hilfe kannst du dein persönlichen Gesprächsverlauf erarbeiten. Alles Wissenswerte dazu findest du in diesem Artikel.  

Erarbeitung eines Gesprächsverlauf am Telefon

Bewerbungsübersicht

Warum solltest du überhaupt mit dem Unternehmen vorab telefonieren?

Ein Anruf vor dem Absenden deiner Bewerbungsunterlagen hat in allen 4 Fällen: Stellenanzeige, Initiativansprache, Stellengesuch und Netzwerkkontakt, folgende Vorteile:

  • Du kannst dich in das „Mind set“ des Entscheiders bringen und erhöhst somit die Wahrscheinlichkeit, eingeladen zu werden
  • Du kannst den richtigen Entscheider ermitteln
  • Du wirst in der Lage sein, das Anschreiben persönlicher und spezifischer zu formulieren
  • Du hast die Möglichkeit, offene Fragen deinerseits zu klären
  • Du kannst mögliche Aspekte, die gegen eine Einstellung deiner Person sprechen, entkräften

So kommst du zu dem geeigneten Ansprechpartner

Die Wahl des richtigen Ansprechpartners hängt von der Situation ab, also z. B. ob du auf eine Anzeige hin, aufgrund eines Netzwerkkontaktes oder im Rahmen einer Direktansprache anrufst. Grundsätzlich gelten folgende Aus­sagen:

  • Stellenanzeige: Ansprechpartner, der in der Anzeige genannt wird oder, je nach hierarchischer Aufhängung der zu besetzenden Position, Personalreferent bzw. –leiter
  • Netzwerkkontakt: Ansprechpartner, der dir genannt wurde oder einen leitenden Mitarbeiter der Fachabteilung
  • Direktansprache: Geeignete Ansprechpartner sind leitende Mitarbeiter der Fachabteilung oder auch Personalleiter
  • Personalberater: Ansprechpartner, der in der Anzeige genannt wurde

Das sind die Erfolgsfaktoren des Telefonierens

Es gibt 6 Aspekte, die die Wahrscheinlichkeit, ein für beide Seiten zufrieden stellendes Telefonat zu führen, erheblich erhöhen:

  1. Intensive Vorbereitung
  2. Der richtige Aufhänger
  3. Sprache und Stimme
  4. Zielorientierte Kommunikation
  5. Gesprächsführung
  6. Nachbereitung

Intensive Vorbereitung

Es gibt 2 wesentliche Komponenten einer effektiven Vorbereitung von Telefongesprächen:

1.  Inhaltliche Vorbereitung

2.  Mentale Vorbereitung

Inhaltliche Vorbereitung

Im Hinblick auf die inhaltliche Vorbereitung eines Telefonanrufes dient das Arbeitspapier „Bewerbungscheckliste“ als geeignete Orientierung. Dabei sind insbesondere die folgenden Fragen für den ersten Kontakt von Relevanz:

  • Wer ist ein möglicher Ansprechpartner (Position und ggf. Titel)?
  • Was bietet das Unternehmen an und wie ist die aktuelle Situation?
  • Warum bin ich für die Position interessant?
  • Was spricht für die Position?
  • Was könnte gegen mich sprechen?
  • Was spricht gegen die Position?

Wähle auch die richtige Zeit für Deine Ansprache. Die Zeiten vor und nach der Haupt­geschäftszeit (zwischen 8 und 9 Uhr sowie nach 17 Uhr) sind hier zu empfehlen.

Lege dir die nötigen Hintergrundinformationen bereit und halte dir dein Ziel und was du sagen möchtest vor Augen. Ein möglicher Gesprächsverlauf könnte wie folgt aussehen:

Begrüßung

Melde dich mit Vor- und Nachnamen und wählen vorab ein paar einleitende Worte, um deinem Gesprächspartner Zeit zu geben, sich an deine Stimme zu gewöhnen, um dann deinen Namen richtig zu verstehen. Hierbei empfiehlt sich auch die Frage nach der Gesprächsbereitschaft bzw. dem richtigen Zeitpunkt.

Grund des Anrufs

Beziehen dich möglichst exakt auf z. B. ein Stellenangebot am …………… in der ……………, Position ……………

Vorstellung der eigenen Person

Nenne kurz relevante Daten, Qualifikationsschwerpunkte, eine deiner derzeitigen Beschäftigung, warum du dich beruflich verändern möchtest und weshalb du an der angebotenen Position interessiert bist.

Überzeuge dein Gegenüber von deiner Person. Benenne, warum du glaubst, der/die Richtige für die ausgeschriebene Position zu sein.

Zeige Interesse an dem, was dein Gesprächspartner zu sagen hat und achte auf Signale des Gegenübers.

Zusammenfassung

Wiederhole wichtige Vereinbarungen und vergewissere dich so, dass beide Gesprächs­partner dasselbe verstanden haben.

Telefonat beenden

Bedanke dich für das Gespräch und drücke ggf. deine persönliche Wertschätzung aus.

Mentale Vorbereitung

Neben der inhaltlichen Vorbereitung ist die mentale Vorbereitung ein entscheidender Faktor für das Gelingen eines Telefonats. Führe wichtige Telefonate nach Möglichkeit nur, wenn du dich gut fühlst – schlechte Laune und Konzentrationsschwäche werden mit hoher Wahrschein­lichkeit auch von deinem Gesprächspartner bemerkt. So kann der erste Eindruck, den du bei ihm hinterlässt, schnell getrübt werden.

Was kannst du tun, wenn du trotz schlechter Stimmung telefonieren musst, z. B. weil du den Entscheider nur an diesem Tag zu dieser Uhrzeit erreichen kannst?

  • Bereite dich inhaltlich sehr gut vor
  • Denke an etwas Positives und an Erfolge, die du in der Vergangenheit in schwierigen Situationen hattest
  • Belohne dich entweder im Vorfeld und nachher mit etwas, was dir Spaß macht

Der richtige Aufhänger

Bleibt noch die Frage nach dem zielführenden und originellen Aufhänger. Gehe davon aus, dass ein interessanter Anruf bei einem mit der Besetzung der Position betrauten Mitarbeiter deine Chancen eingeladen zu werden, erhöht; allerdings nur, wenn du dich intelligent und geschickt verhältst. Ein Anruf mit dem Anlass „Wie hoch ist das zu erzielende Einkommen?“ gehört sicherlich nicht in diese erfolgsversprechende Kategorie.

Mögliche Aufhänger sind:

  • Proaktive Thematisierung möglicher Einwände, wie z. B. Alter, Ausbildung, etc.
  • Fragen zur Aufgabenstellung
  • Anknüpfung an die aktuelle Situation des Unternehmens, z. B. Restrukturierung, Wachstum
  • Bei „alten“ Stellenanzeigen die Frage, ob die Stelle noch zu besetzen ist

Sprache und Stimme

Worauf kommt es an?

  • Passende Einstellung – der Partner soll merken, dass du ihn wertschätzt
  • Aufrechte Körperhaltung verbessert deine Sprachwirkung
  • Lächeln (gibt der Stimme sympathischen Klang)
  • Nette Stimme (freundlich, höflich, lebhaft, gut gelaunt, munter)
  • Deutliche Aussprache
  • Selbstlaute nicht verschlucken
  • Mitlaute aussprechen
  • Doppellaute nicht übermäßig dehnen
  • Nicht nuscheln
  • Dialekt vermeiden
  • Richtige Betonung – fördert Verständigung

Zielorientierte Kommunikation

  • Kurze, klare Formulierungen
  • Tempo der Rede variieren – Stimmlage wechseln
  • Keinen Monolog, sondern einen Dialog führen
  • Wiederholen und zusammenfassen
  • Bildhaft und beispielhaft sprechen
  • Die richtigen Fragen stellen
  • Klärung des weiteren Vorgehens

Gesprächsführung

Du solltest partnerorientiert und offen fragen. Der Gesprächspartner merkt schnell, wenn die innere Einstellung nicht stimmt, er wird misstrauisch und zieht sich zurück.

Wer Informationen gibt, Fragen beantwortet, vertraut etwas an. Vertrauen ist eine wichtige Grundlage dafür, dass du  fragen darfst und Informationen erhältst. Fehlt das Vertrauen, fühlt sich der Gesprächspartner ausgefragt.

Empfehlungen für Fragen:

  • Präzise und kurz fragen, „weitschweifige“ Fragen vermeiden
  • Keine Doppel- oder Mehrfachfragen stellen
  • Verständlich Fragen (Begriffe vermeiden, die der Gesprächspartner nicht kennt)
  • Richtig und zielstrebig fragen
  • Selbstbewusst fragen
  • Dem Anderen Zeit zum Antworten lassen. Keine Antworten mitliefern
  • Warum-, Wieso-, Weshalb-Fragen vermeiden

Nachbereitung

Halte im Anschluss an das Gespräch die Ergebnisse und Vereinbarungen fest und lege dir ggf. Termine auf Wiedervorlage. Reflektiere auch darüber, was dir geglückt bzw. weniger gut geglückt ist, um für die nächsten Telefonate zu lernen.

Hier hast du nun die Möglichkeit, deinen persönlichen Gesprächsverlauf zu erarbeiten:

Erarbeitung eines Gesprächsverlauf am Telefon

Benötigst du Hilfe oder Unterstützung, dann kannst du uns gerne jederzeit schreiben. Wir freuen uns auf deinen Kontakt.

4 Gedanken zu „Erfolgreiches Telefonieren – so geht´s!“

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